Telefoons beantwoorden

Het is maandag ochtend, ‘s ochtend vroeg half negen, je bent net op het kantoor en de telefoon gaat weer. Met moeite ben je uit je bed gekomen na een zwaar weekend en je hebt het lastig. Die telefoon blijft maar gaan, maar je kunt deze nog niet echt beantwoorden zoals je normaal zal doen. Je moet wel want je bent de eerste die op het kantoor is, en zoals de regel is, de telefoon moet altijd opgenomen worden tenzij je natuurlijk in een bespreking zit en je het niet kunt. Je bent al aan de telefoon op een ene lijn en nu gaat de andere lijn ook nog eens. Of het is gewoonweg te druk op de vrijdag middag net voordat je weg gaat naar huis.

Bovenstaande voorbeelden zijn allemaal situaties die we allemaal wel hebben gehad. De telefoon opnemen is nou niet altijd even makkelijk zoals het lijkt. Je hebt geen tijd, geen zin of je bent te druk. Maar die telefoon moet toch echt opgenomen worden. Hier is een absoluut geweldige oplossing voor. De antwoord– en telefoonservice. Hiermee ben je altijd bereikbaar, altijd! Het werkt heel gemakkelijk, je sluit je aan bij een van de aanbieders en je bent vaak na een uur al bereikbaar. Maar hoe werkt het verder. Nou, het ligt er natuurlijk aan hoe druk bezet de telefoonlijn is bij u op het kantoor, maar principe is er bij het aangesloten bedrijf een persoonlijke telefoniste die al uw telefoontjes beantwoord. Je betaald dus ook maar per telefoontje. Maar hoe wordt het inkomende telefoontje nou goed en juist beantwoord precies zoals een eigen werknemer het zou doen. Voorafgaand worden in een kort telefoongesprek de belangrijkste details verteld. Hierbij kun je denken aan algemene informatie over het bedrijf en waar de meeste telefoontjes over gaan. Na het gesprek van ieder telefoontje wordt een gespreksverslag gemaakt en doorgezonden naar u. Dit zodat je precies weet wat er in het verhaal is verteld en je op een gelegen moment weer contact kan opnemen met die persoon in kwestie.